Notion의 Personal Plan을 여러 계정으로 분리 사용

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노션의 Personal Plan의 계정을 여러 구글 계정으로 분리해서 사용하는 팁

노션(Notion.so)서비스 알게된 이후 기능이 마음에 들어 유료플랜(Personal Plan: $4/월)을 사용하고 있다. 최근 노션에서 Free for education으로 학생에게 Personal Plan을 제공한다. 대부분 .ac.kr이나 .edu같은 학교 관련 도메인의 메일로 인증을 받으면 가능한 것 같다.

개인은 말그대로 Personal Plan으로 거의 제한 없이 쓸 수 있다. 특히 Unlimited block storage는 말그대로 블록 무한생성에 저장용량 무한생성이라 제한이 없다고 봐도 된다. Team Plan이나 Enterprise Plan과 차이는 여럿이 공공으로 작업하는 부분과 Version history 날짜 제한 등 정도 밖에 없어 보인다.

노션을 선택한 이유 중 하나가 여러 OS나 브라우저 환경에서 호환이 좋기 때문이었다. PC에 해당하는 MacOS, Windows뿐 아니라 Android, iOS등의 모바일 OS에도 호환이 좋다. Notion은 사실상 웹 기반이라 호환성이 좋을 수 밖에 없다. (속도차이가 있을 수 있지만 사용성에 비해 큰 약점은 아니다.)

그래서 사용하는 거의 모든 기기에 노션을 설치해서 사용중이다. 다만 몇가지 문제가 생긴다. 모든 기기에 동일한 계정으로 로그인 할 경우 보안성이 떨어지게 된다. 노션에 개인정보, 업무정보, 참고정보, 메모정보 등 각종 정보를 저장하고 사용하는 중이라, 노션이 설치된 여러 기기 중 하나만 계정이 탈취되어도 전부 탈취되는 것이다.

또, 일부 기기에서는 일부 워크스페이스만 보였으면 좋겠다. 예를들어 회사에서는 업무정보와 참고정보만 보고, 집에서 쓰는 공용 기기에선 참고정보와 메모정보만 보였으면 좋겠다. 개인정보는 별도의 계정에서만 보이면 좋겠다.

참고로, 노션 뿐 아니라 거의 모든 서비스를 이런식으로 나누어 사용하고 있다. 특히 구글 메일 계정의 경우 이런 용도로 미리 나누어 놓을 경우 좋은 점이 많다. 개인과 업무상 연락처를 분리할 수 있고, 개인과 업무의 활동 이력(검색이력)등을 분리할 수 있다.

실제 Personal Plan을 어떤 식으로 나누어 쓰는지 예시를 보자.

준비

  • 노션 계정 (Personal Plan) - 여기선 학교 이메일을 연동하여 무료로 사용하는 계정
  • 필요한 수 만큼의 Google 계정 및 이 계정으로 생성한 노션 계정 (Free Plan) - 여기선 3개

공유설정

학교계정(무료)

  • 여러 페이지들을 만든다. 예를들어 다음과 같이 개인 / 업무 / 참조 / 스크랩 / 공유 식으로 생성할 수 있다.

  • 최상위 페이지로 Home을 생성했다. 이렇게 한 이유는 추후 최상위 페이지를 공유했을 경우 SHARED 분류로 빠지기 때문에 이를 방지하기 위함이다. (관리상)

  • 개인 페이지의 경우 개인노션 구글 계정에 Full Access를 부여했다.

    Invite a Person 클릭

    이메일로 검색하면, 해당 메일로 생성한 노션 계정이 나온다.

    Invite를 눌러서 추가하면 끝.

  • 업무 페이지의 경우 업무계정에 권한을 할당했다.

  • 참조 페이지의 경우 개인계정, 업무계정, 모바일계정에 권한을 할당했다.

  • 스크랩 페이지 등에도 공유를 진행한다.

개인계정에서 보기/사용하기

  • 노션의 개인계정을 생성했으면 기본적으로 자신의 계정이 있다. 실제로 해당 계정은 Free Plan으로 제한이 있어 사용하지 않고, 공유받은 Personal Plan을 사용한다.

    다음과 같이 workspace를 선택하면 된다.

    선택 및 사용 준비 완료

업무계정에서 보기/사용하기

  • 업무계정에서 보여지는 뷰는 다음과 같다.

모바일계정에서 보기/사용하기

  • 참조계정에서 보여지는 뷰는 다음과 같다.

장점 / 참고사항

  • 페이지를 권한 별로 나눠 사용할 수 있다는 부분이 가장 큰 장점이다.

  • workspace를 공유하는 것은 유료이나 page를 공유하는 것은 무료인 점을 이용.

  • 노션의 경우 구글 연동된 계정은 자동 로그인이지만 이메일 계정은 특수 단어열을 받아 입력하는 수동 로그인 방식이다. 학교의 메일이 구글에 연동되어 있다면 자동으로 로그인이 가능하지만, 일반 메일로는 수동 로그인 밖에 할 수 없다. 다른 부계정을 구글로 이용하면 자동 로그인도 가능하다.

  • 응용하면 여러 명이 협업도 가능한 형태로 응용할 수 있다. 다만 모든 것을 할 수 있는 최고관리자(Personal Plan 그 자체)가 존재하는 형태임을 참고하자.